فناوری OCR یا تشخیص نوری حروف، ابزارهایی را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد که می‌توانند اسناد فیزیکی مانند فاکتورها و رسیدها را به متنی قابل خواندن توسط ماشین تبدیل کنند. این فناوری نقش مهمی در دیجیتالی‌سازی اسناد و بهبود خدمات ترجمه ایفا می‌کند.
پیش از توسعه OCR، سازمان‌ها اسناد کاغذی را اسکن و به‌صورت تصویر ذخیره می‌کردند. این کار اگرچه دسترسی سازمانی به اسناد و کاهش نیاز به فضای فیزیکی ذخیره‌سازی را ممکن می‌کرد، اما امکان استخراج، ویرایش یا ترجمه داده‌ها از این تصاویر وجود نداشت. OCR این محدودیت را از بین برد و متن تصاویر را به فایل‌های قابل ویرایش تبدیل کرده و حتی ترجمه عکس را به‌شکل مستقیم امکان‌پذیر ساخت.
در این مقاله، مزیت OCR در ورود داده‌ها را بررسی می‌کنیم.
1.مدیریت بهتر محتوا
با تبدیل فایل‌های اسکن‌شده به متن قابل خواندن توسط ماشین، تیم‌های محتوا می‌توانند اسناد را به‌راحتی در سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS) ذخیره و سازمان‌دهی کنند. این سیستم‌ها نسبت به فرآیندهای مبتنی بر کاغذ، کارآمدتر، ساده‌تر و کاربرپسندترند و این یکی از مزایای OCR در ترجمه و ورود داده‌ها است.
2.جست‌وجوی بهتر در سازمان
یکی دیگر از مزایای OCR در ورود داده‌ها این است که اسناد غیرقابل جست‌وجو را به فایل‌هایی با امکان جست‌وجوی کامل تبدیل می‌کند. این ویژگی دسترسی کارکنان، شرکا و مشتریان به اطلاعات را افزایش می‌دهد. همچنین OCR می‌تواند فراداده‌هایی مانند نوع سند، نویسنده و تاریخ را نیز استخراج کند تا فیلترهای جست‌وجو دقیق‌تر و کارآمدتر شوند.
3.افزایش بهره‌وری
در سازمان‌هایی که از OCR استفاده نمی‌کنند، کارکنان زمان زیادی را صرف جست‌وجو در فایل‌های PDF یا اسناد اسکن‌شده مانند قراردادها و فاکتورها می‌کنند. در مقابل، مزایای OCR در ورود داده‌ها این امکان را فراهم می‌کند که افراد سریع‌تر به اطلاعات دسترسی پیدا کنند و سریع‌تر به وظایف بعدی بپردازند. همچنین، با حذف نیاز به ورود دستی داده‌ها، خطاهای انسانی کاهش می‌یابد و در زمان و هزینه صرفه‌جویی می‌شود.
۴. بهبود خدمات مشتری
OCR امکان جست‌وجوی تمام‌متنی در اسناد اسکن‌شده را فراهم می‌کند، بنابراین، نمایندگان خدمات مشتری می‌توانند اطلاعات مورد نیاز را سریع پیدا کنند. این مزیت OCR در ورود داده‌ها باعث می‌شود پاسخ‌گویی به مشتریان سریع‌تر، دقیق‌تر و حرفه‌ای‌تر انجام شود و در نتیجه، تجربه کلی مشتری ارتقا یابد.
در مواردی که نیاز به ترجمه آنلاین متون و اسناد است، OCR می‌تواند متن را به‌سرعت استخراج کرده و به کمک هوش مصنوعی آن را ترجمه کند.
۵. مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری بهتر
با رشد حجم اسناد در سازمان، مدیران محتوا می‌توانند استفاده از OCR را متناسب با جریان اسناد فعلی توسعه دهند و برای مدیریت بارهای کاری بیشتر از حد انتظار نیز برنامه‌ریزی کنند. این کار از رشد سازمان پشتیبانی می‌کند.
همچنین، مزایای OCR در ورود داده‌ها و استخراج فراداده‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات بین چندین سیستم مدیریت محتوا، پایگاه داده و سیستم‌های مدیریت گردش کار به‌راحتی به اشتراک گذاشته شود. در پروژه‌هایی که نیاز به ترجمه چندزبانه محتوا وجود دارد، این یکپارچگی باعث می‌شود روند ترجمه، ساخت‌یافته‌تر و سریع‌تر انجام شود.
۶. دسترسی به ابزارهای هوش مصنوعی (AI)
با پیشرفت مداوم هوش مصنوعی، سازمان‌ها به ابزارهای متنوع‌تری – چه تحت‌وب و چه داخلی – دسترسی دارند که می‌توانند اطلاعات را درک کنند، استانداردهای امنیتی را رعایت کنند و داده‌های مناسب را در اختیار کارکنان یا مشتریان قرار دهند.
توانایی OCR در تبدیل متن به فرمت قابل درک برای ماشین، پیش‌نیاز اتصال محتوا به این ابزارهای هوشمند است. بسیاری از ابزارهای مبتنی بر AI، از جمله مترجم هوش مصنوعی مجهز به OCR، برای تحلیل و ترجمه دقیق‌تر اسناد نیاز به محتوای دیجیتالی و ساختارمند دارند.
۷. دقت بالاتر و افزایش ارزش محتوا
در پروژه‌های دیجیتالی‌سازی، معمولاً ساختار سنتی بایگانی کاغذی (مثل نام‌گذاری فایل‌ها و استفاده از فراداده‌ها) به‌عنوان پایه‌ای آشنا به کار می‌رود. اما این ساختارها اغلب شامل خطاهای انسانی، اطلاعات منسوخ یا ناسازگاری‌هایی هستند که در سیستم‌های دیجیتال به کمک اتوماسیون و استانداردسازی قابل اصلاح‌اند.
یک مزیت OCR در ورود داده‌ها این است که ابزارهای OCR با دقت بالا، هزاران صفحه سند را بهتر از تایپیست‌های انسانی پردازش می‌کنند. سپس می‌توان متن استخراج‌شده را به‌صورت لایه جست‌وجوپذیر در فایل‌های PDF، در قالب‌های قابل ویرایش، به‌عنوان فراداده در CMS یا ورودی سیستم‌های جست‌وجوی سازمانی ذخیره کنند.
۸. آسان‌ترشدن ترجمه
برخی از ابزارهای OCR مانند ترجمیفای علاوه‌بر استخراج متن، آن را هم‌زمان به زبان مقصد نیز ترجمه می‌کنند. این قابلیت باعث می‌شود روند ترجمه اسناد به‌ویژه در سازمان‌هایی با نیازهای چندزبانه، بسیار سریع‌تر و روان‌تر انجام شود. با کاهش نیاز به مراحل جداگانه برای استخراج و ترجمه متن، زمان و هزینه‌ها نیز به‌شکل محسوسی کاهش می‌یابد. بنابراین، OCR نه‌تنها ابزار تبدیل متن، بلکه شتاب‌دهنده‌ای مهم در فرایند ترجمه نیز هست.
چه کسانی از OCR استفاده می‌کنند؟
سازمان‌های فعال در صنایع مختلف از مزیت OCR در ورود داده‌ها، ساده‌سازی وظایف و افزایش دسترسی به اسناد استفاده می‌کنند. صنایعی که بیشترین بهره را از OCR می‌برند عبارت‌اند از:
- خدمات مالی: بانک‌ها و شرکت‌های بیمه با کمک OCR چک‌ها، فاکتورها و فرم‌های درخواست وام را با سرعت پردازش می‌کنند.
- بهداشت و درمان: بیمارستان‌ها از OCR برای دیجیتالی‌کردن پرونده‌های پزشکی و فرم‌های درمانی استفاده می‌کنند و به این ترتیب ثبت و نگهداری اطلاعات بیمار ساده‌تر می‌شود.
- حقوقی و امور تطبیق: دفاتر وکالت و دپارتمان‌های حقوقی سازمان‌ها، فایل‌های اسکن‌شده و مستندات پرونده‌ها را با کمک OCR به متن قابل خواندن توسط ماشین تبدیل می‌کنند.
- خرده‌فروشی و تجارت الکترونیک: فروشگاه‌ها و کسب‌وکارهای آنلاین از مزیت OCR در ورود داده‌ها برای استخراج اطلاعات از فاکتورها، برچسب‌های حمل‌ونقل و بارکدها بهره می‌برند.
- آموزش: دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزشی با کمک OCR کتاب‌ها، مقالات علمی و آثار تاریخی مانند نامه‌ها را به متن دیجیتال تبدیل می‌کنند.
- سازمان‌های دولتی: نهادهای دولتی نیز از مزیت OCR در ورود داده‌ها استفاده می‌کنند. اسکن پلاک خودروها در عوارضی‌ها و دیجیتالی‌سازی فرم‌های مالیاتی از جمله این کاربردها است.